【科研头条】关于发票报销,这些变化科研人员你关注了吗 易科学前沿

【科研头条】关于发票报销,这些变化科研人员你关注了吗

“报销难、报销慢”一直是困扰科研人员的问题,中办发〔2016〕50号提出,项目承担单位要“制定符合科研实际需要的内部报销规定,切实解决野外考察、心理测试等科研活动中无法取得发票或财政性票据,以及邀请外国专家来华参加学术交流发生费用等的报销问题。”但有一点不可否认,有报销就存在发票,就存在支出管理,文章《在不相信?!没发票也能报销这事是真的!》一文对没有票据的情况进行了解读,其中有两个核心的观点:


可以不要发票是真的,但一定要合规合理;可以不要发票是真的,但一定要确保真实。即无论是野外考察还是医学研究中发放给受试者的补贴等科研活动中无法取得发票或财政性票据,在符合单位内部制度规定和审批流程,确保真实的情况下,可以据实报销。


真实性证明资料包括但不限于租用合同、个人收款收据、银行汇款单、证明人提供的情况证明、包括受试者姓名、身份证号、金额、受试者本人亲笔签名和课题名称等信息的补贴费用发放表等。


此外,有些科研活动本身没有发票也是可以报销的,比如,内转的测试费课题组委托项目(课题)单位内部独立经济核算的单位(非独立纳税主体),可以支付相关检验、测试、化验及加工费。单位内转的测试费可以使用内部测试化验结算清单、测试化验报告等为依据结算,可以不开具发票。但结算价格不应该按照市场价格确定,而应该按照实际测试、化验、加工内容发生的实际成本进行测算。


又比如,劳务费、专家咨询费、绩效支出等支付给个人的款项行政事业单位取得上级主管部门拨付的资金,形成本单位收入,不再向下级单位转拨的,可凭银行结算凭证入账;对于直接支付给个人的劳务费、专家费等,课题承担单位应按国家有关规定代扣代缴个人所得税。


但报销作为报请财务部门核销的一项经济活动,其本质上是单位的支出管理。《事业单位财务规则》规定“事业单位的支出应当严格执行国家有关财务规章制度规定的开支范围及开支标准;国家有关财务规章制度没有统一规定的,由事业单位规定”。由此可见,各类规定并非针对科研经费单独设立,其他经费报销也需要遵循。而且对于国家没有明确报销规定的开支,单位一般根据会计法和行政事业单位内部控制规范的总体要求,制定内部报销制度,审核流程、管理要求都不尽相同。


比如,部分高校院所要求在每一张打车票上注明打车人、时间、事由,耗费了科研人员大量的时间。但财务人员同样也有自身的想法,比如某院所的财务负责人表示,我们的财务管理更多的是从杜绝风险角度考虑,审计检查发现一个问题,我们就加一道防控程序,哪怕相关管理流程繁琐,不人性化,耗费科研人员大量的时间和精力,也要避免这类问题再次发生。


因此,单位报销管理关键要把握好“防范风险”和“便捷高效”的关系,既要防范资金跑冒滴漏,又要避免给科研人员造成过重负担,科研人员也应当树立规范管理的意识。此外,科研人员一定要关注这些发票报销的新变化:


提醒点1  关于纳税识别号


国家税务总局2017年第16号公告要求:自2017年7月1日起,购买方为企业的,索取增值税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码;销售方为其开具增值税普通发票时,应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票,不得作为税收凭证。动源君提醒,尽管政府和事业单位没有明确。出于谨慎原则,建议事业单位有税号的还是要写一下填写纳税人识别号。



提醒点2 会务费发票


重点关注是否具有会务费的日程安排、会议纪要、会议合同、参会人员签到、支付会务费银行付款单以及会议现场照片等证明开会真实性的辅佐证据,切记:费用的报销不仅仅是取得正式发票!



提醒点3  网上购物产生的发票


电商时代,很多企业在网上销售,开具发票的摘要品类是事先预设的,由消费者自行选择,比如“”办公用品”、“材料一批”这样的笼统开具行为,这是一个漏洞。在此提醒,目前规定企业必须确保销售系统与增值税发票开具内容之间保持一致,不能让消费者自行变更品类。



提醒点4  非商品明细发票


国家税务机关早就制定了《商品和服务税收分类与编码》,该规范明确了4000多个销售产品和服务的明细。企业开具发票应按该规范填写,销售什么开具什么,并适用标准、规范的摘要名称。因此要重点关注是否存在取得的费用发票项目只是笼统的写的“办公用品一批”、“电脑耗材一批”、“材料一宗”、“食品一批”等非商品明细发票。



提醒点5  采购礼品或为职工购买生日蛋糕的发票


《商品和服务税收分类与编码》中并没有“礼品”这个类别,企业卖什么必须开具什么,不能笼统写“礼品”。例如礼品是红酒、茶叶、笔等,就如实开具。对于购买蛋糕或月饼等职工福利,在《商品和服务税收分类与编码》中没有单独的一个细目叫做月饼,月饼属于“焙烤食品”下属的一个细目,叫做“糕点”,该糕点包括了各种各样的糕点,如:西式糕点、月饼、西式蛋糕、西式素点心、西式包馅点心、烘烤糕点、油炸糕点、水蒸糕点、熟粉糕点等。



提醒点6  个人抬头费用发票


重点关注,是否取得了个人抬头的费用支出发票,类似个人抬头手机发票等支出凭证不能税前列支,但是以下个人抬头发票可以入账报销:机票和火车票、出差过程的人身意外保险费、个人抬头的财政收据的签证费、符合职工教育费范围的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出以及医药费票据等。



提醒点7  发票填写项目不全的费用发票


重点关注,是否存在应该填写发票备注栏但是未填写的发票,如:取得的运输费发票、装修费发票、施工费发票、房屋租金发票等等。



提醒点8  盖章不规范的发票


重点关注,发票是否存在盖章错误、位置不对、盖章模糊、或者未加盖发票专用章等。



提醒点9  抬头简称的费用发票


重点关注,是否填写了对方单位的全称,一定注意取得了未填写全称的费用发票不得报销。


提醒点10  过期的费用发票


重点关注,取得的费用发票是否已经过期、失效或者换版,如:现在若是再取得地税版发票不得报销入账,因为从2016年5月1日起地税已经不再向纳税人发放发票。


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